Выбираем лучшее бюро переводов под свои требования в 5 шагов

У многих крупных компаний уже имеются четко прописанные тендерные процедуры для отбора поставщиков из самых разных отраслей. Эта статья для тех, у кого таких процедур пока нет.

В ней мы поделимся с вами инсайдерской информацией о том, как быстро и эффективно выбрать поставщика услуг перевода (бюро переводов) с наилучшим соотношением цены и качества конкретно под ваш проект и ваши требования.

Вот здесь можете скачать чек-лист.

Итак, поехали…

Шаг 1. Составляем техническое задание

Хотя это и может звучать пугающе и создавать впечатление, что это нечто сложное подобно многостраничному манускрипту, на самом деле ТЗ может быть простым шаблонным письмом, в котором вы изложите все ваши потребности, пожелания, требования к переводу.

В ТЗ указываются все исходные данные и требования. Это самый важный этап. Чем лучше вы его проработаете, тем быстрее и проще будет сделать выбор.

ТЗ можно составить как в отдельном файле, так и в письме, и сохранить его в качестве шаблона, чтобы рассылать сразу множеству поставщиков.

ТЗ поможем вам очень сильно сократить время на переписку, перезвоны для выяснения деталей и согласования. Бюро переводов сразу увидит ваши условия и требования и выставит расценки, исходя из этого.

Что можно указать в ТЗ?

Исходные данные:

— Тематика. Какая тематика ваших документов? Это может быть руководство, договор, презентация, рекламные материалы, учредительные документы.

Зачем это надо? Для некоторых бюро переводов это может быть важным, так как они берут наценку за специализированный перевод. Если не сообщить тематику сразу, вам могут дать неточную цену, например, за перевод общей тематики, а когда выяснится, что у вас какое-нибудь техническое руководство, вам пересчитают цену.

— Языковая пара.

— Объем.

Для экономии времени вы можете сами предварительно рассчитать объем – в страницах по 1800 знаков с пробелами и по словам. Лучше посчитать и так, и так, так как одни бюро считают по страницам, а другие – по словам.  Как это сделать, можете почитать тут. Это просто!

— Основные требования к качеству, если есть.

Определитесь, хотите ли вы получить тестовый перевод. Если да, у вас должна быть возможность его проверить и оценить. Но имейте ввиду, что сделают его далеко не все поставщики, к которым вы обратитесь. А может быть, даже никто.

— Допускаете ли вы получить постредактированный машинный перевод.

Это важно, потому что некоторые бюро для снижения стоимости и получения заказа могут посчитать именно такой вариант. Одни могут предложить его открыто, в качестве одного из тарифов, как мы, другие – не скажут об этом, но посчитают именно его. Пугаться постредактированного перевода не нужно. Порою он выходит очень даже приличного качества. Вот здесь мы сделали сопоставление между постредактированным и ручным переводом. НО подходит он не под все задачи и не под все тексты.

— Желательные крайние сроки, если они у вас есть.

— Если это перевод на иностранный язык, запросить цены на перевод или вычитку носителем.

Обычно это требуется для документов, где важно звучание перевода на уровне носителя, чтобы шероховатости не портили впечатление и не влияли на принятие решения. Например, перевод или вычитка носителем нужны для перевода сайтов, рекламных материалов. Также следует учитывать, что перевод и вычитка носителем сразу намного повышают цену перевода, так как носители работают по международным ценам, которые начинаются от 5 (евро)центов за слово. 

— Скидки

Есть ли скидки на объем? Большинство бюро переводов их предоставляют. Есть ли скидки на повторы? Обычно в технических спецификациях, техдокументации или в контенте веб-сайтов часто содержится большое количество повторов, иногда до 90%! То есть нового текста может быть всего 10%! Если скидка есть, она сильно снизит общую стоимость перевода всего пакета документов.

— Желательные способы и сроки оплаты.

Не бойтесь это указывать. Если бюро эти способы будут неприемлемы, они просто предложат вам свои.

— Тест.

Взять из документов один наиболее показательный кусочек текста на полстраницы-страницу в качестве теста (если есть возможность проверить тест).

Простейший пример такого ТЗ в виде письма-шаблона.

Добрый день! Нам необходимо выполнить перевод документов. Ниже приводим всю необходимую информацию и просим вас рассчитать стоимость и сроки. Если потребуется дополнительная информация – обращайтесь!

1. Документы на перевод: пакет юридических документов (договор, гарантийное письмо и пр.)
2. Язык: с русского на английский
3. Объем: общий объем 50 страниц по 1800 знаков с пробелами, или 12500 слов.
4. Желательный срок: через 3 дня.
5. Желательные условия и сроки оплаты: по договору, по безналичному расчету, после приемки перевода.
6. Требования: документы очень важные, насыщенные специальной терминологией, хотелось бы убедиться, что ваши специалисты с ними справятся. Можно ли запросить тестовый перевод? Есть ли возможность перевода или вычитки носителем английского языка (на всякий случай)? В приоритете – высокое качество перевода, так как документы очень ответственные, поэтому хотелось бы получить только ручной качественный перевод, без применения машинного перевода.
7. Цена: есть ли у вас скидки на объем? Предоставляете ли вы скидки на повторы? 

Просим вас предоставить коммерческое предложение, исходя из изложенной информации, до 1 марта, по адресу:…

Шаг 2. Составляем сопоставительную таблицу

Этот этап тоже может показаться «напряжным», но на самом деле эта таблица все упростит. Вам не придется хранить всю информацию в разбросанном виде в куче писем, не придется ничего запоминать. Полученная информация будет представлена в наглядном структурированном виде, и вы сможете легко и быстро сделать очевидный выбор. Я даю пример самой простой таблицы для нашего примера ТЗ выше, но вы можете добавить в нее свою информацию.

Помимо стандартных данных – общей стоимости и сроков, вы можете внести в нее важные для вас критерии, например, по данному ТЗ нам важна гарантия качества.

Шаг 3. Ищем бюро переводов по ключевым фразам

Ключевые фразы зависят от того, что для вас важно:

— бюро переводов

— по городу (если вам требуется заверение, то надо искать бюро переводов в вашем городе)

— по виду документов (технический перевод, перевод договора, перевод сайта)

— по языку (перевод на китайский, перевод с английского)

— комбинации (перевод техдокументации с итальянского, медицинский перевод на немецкий)

Шаг 4. Запрашиваем информацию и вносим в таблицу

Высылаем наше ТЗ всем найденным бюро, которые отвечают требованиям. При необходимости предлагаем выполнить тест. Получаемую информацию вносим в таблицу.

Шаг 5. Легко и просто принимаем очевидное решение

Определяем, что для нас является самым главным: низкая цена? Качество? Сроки? Соотношение «цена – качество»? Исходя из этих критериев смотрим в таблицу и принимаем очевидное решение.

Например, по нашему ТЗ нам подходят кандидаты №2 и №3. Кандидату №2 можно выслать пакет для расчета повторов и корректировки цены. Кандидату №3 можно выслать тест. Первый и четвертый кандидаты не проходят по важному для нас критерию – гарантии качества. Однако если бы самым важным критерием была цена, то победил бы кандидат №1 при условии успешного прохождения теста.

Вот так все легко и просто!

Чтобы ничего не запоминать, вот здесь вы можете скачать чек-лист.

Желаем вам легкого и правильного выбора!

Напишите нам, оказалась ли эта статья вам полезной?

Команда Сино.

 
Узнать стоимость перевода